Новое



Реклама

стрелка

Правила эффективного делегирования

[xfvalue_h1articles]


Процесс делегирования начинается сразу после того, как руководитель принял решение о передаче полномочий и определил сотрудника, который будет выполнять задание. Чтобы этот процесс стал эффективным, а по его окончании был получен нужный результат, тем, кто ставит задачи, следует придерживаться нескольких правил. Каковы ключевые моменты делегирования и что бывает, если ими пренебречь

• Поставить цель, определить результат

Первое правило – максимально конкретно сформулировать цель. Руководитель с самого начала должен четко объяснить подчиненному, какого результата и в какие сроки он ожидает, определить, что должно быть итогом работы (к примеру, привлечение новых клиентов, проведенное в срок мероприятие и т. д.). Ясное представление сотрудника о том, какого результата нужно достичь, – это необходимая предпосылка для корректного делегирования задачи. Попытка делегировать только процесс, то есть указать подчиненному лишь на то, что надо делать, полностью снимает с него ответственность за результат, а также снижает его мотивацию и эффективность работы.

Когда перед сотрудником ставится задача-процесс (например, звонить компаниям-партнерам и предлагать стать спонсором организации), фактически ему сообщают, чем он должен заниматься в рабочее время. Но здесь не определены итоги деятельности. Другое дело, если задача поставлена «с прицелом» на результат: найти три компании-клиентов и заключить с ними соглашения. Крайне важно, чтобы руководитель сообщил подчиненному об ожидаемых результатах, чтобы у последнего сложилось видение движения к цели. И лишь потом руководитель может разработать (желательно вместе с уполномоченным сотрудником) план-процесс достижения цели.

В русском языке есть два вида глагола – совершенный и несовершенный, и эти виды четко разделяют действие, ориентированное на результат (что сделать), и действие-процесс (что делать). С этой точки зрения стоит проанализировать должностные инструкции, разработанные в организации: зачастую в них прописано, чем должен заниматься тот или иной сотрудник, но не то, что он должен достигнуть и по каким критериям будет оцениваться эффективность его деятельности.

Еще один ключевой момент при постановки цели – ясность. Задания, похожие на фразу из сказки «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что», приводят к взаимному недопониманию, а иногда даже к конфликту между начальником и подчиненным. Корректно поставленная задача должна соответствовать критериям SMART-анализа, то есть быть конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Achievable), реалистичной (Relevant) и ограниченной во времени (Timed). Четкий и реальный срок выполнения делегируемого поручения переводит задание-«пожелание» («Хорошо бы осенью провести мастер-класс») в категорию задачи – «провести мастер-класс в первую неделю октября».

Таким образом, при корректной и ясной постановке задачи руководитель передает первичную функциональную ответственность за результат и может спрашивать/требовать его достижение с сотрудника. И, разумеется, передавать задачи и полномочия необходимо непосредственно самому руководителю, иначе вам обеспечен эффект «испорченного телефона».

• Свобода в жестких рамках

Второе правило – обозначить права и обязанности подчиненного при выполнении задачи. Сотрудник должен четко понимать, какие регламенты и нормы он должен соблюдать, какие ресурсы имеются для достижения цели и какие ограничения поставлены.

Для этого руководитель должен задать «правила игры» – рамки, в пределах которых сотрудник может действовать. Рамки эти должны определять границы инициативы подчиненного, его право принимать самостоятельные решения и обязанность согласовывать другие свои решения и действия с руководством. Уровень инициативы обычно определяется компетенцией сотрудника. Способен ли он сам справиться с задачей Необходимы ли ему советы и корректировка «сверху» Или уровень подчиненного позволяет ему быть лишь исполнителем приказов Существует ли необходимость постоянно контролировать его действия и давать четкие инструкции-указания Ответив на эти вопросы, руководитель может принять решение о степени свободы действий подчиненного и степени своего контроля за ходом выполнения выданного задания.

В то же время важно и другое – соответствие переданных полномочий выполняемой задаче. Иначе говоря, сотрудник должен получить от руководителя столько власти, ресурсов, свободы и информации, сколько требуется для достижения желаемого результата. Если управленец не обеспечит подчиненного всем необходимым, под угрозой срыва окажется результат, если полностью «развяжет руки» – со стороны сотрудника возможно злоупотребление полномочиями и разрушительные «игры во власть». Именно в подобных случаях секретарь или гардеробщик оказываются чуть ли не главными людьми в организации, поскольку от их доброй воли может зависеть возможность встречи с директором или посещения зрителями подготовленного для них мероприятия («билеты-то проданы, а номерков не хватает»).

Что касается обязанностей подчиненного, в них необходимо заложить методы контроля и способы отчета о выполнении задания. Руководителю нужно избежать роли надзирателя и одновременно обеспечить себя своевременной и конкретной информацией «с полей». В обязанности может входить соблюдение норм безопасности, правил корпоративной этики, сроки и формы отчетов о выполнении заданий, соблюдение определенных методов и технологий при достижении цели и т. д. Главное, чтобы все «правила игры», а также то, зачем их нужно соблюдать, были понятны подчиненным. Иначе можно спровоцировать саботаж: сотрудники будут стараться обойти или нарушить бессмысленные, с их точки зрения, запреты, пока начальник не видит.

• Какая награда ждет впереди

Третье правило успешного делегирования заключается в том, чтобы создать мотивацию для выполнения задачи. Она может быть «кнутом» («надо сделать, иначе накажут») и «пряником» («сделаем – получим заслуженную награду»). Практика показывает, что сотрудники работают лучше, если понимают последствия выполнения задания: какой приз и при каких условиях их ждет, как решенная задача повлияет на результаты работы команды и организации в целом, на отношение потребителей услуг и получение дополнительного дохода. То есть сотрудники должны понимать, в чем их выгода.

Также очень важна связь между успешным выполнением задания и финансовым вознаграждением, карьерным ростом, возможностями обучаться и повышать уровень своих компетенций, нематериальным признанием и поощрением. Только тогда делегируемое поручение-задача будет восприниматься не как обуза, а как возможность и выгодное предложение.

• Все ли понятно сотруднику

Четвертое правило: необходимо проверить понимание сотрудником поставленной перед ним задачи, его полномочий и условий мотивации. Прекрасно усвоив три предыдущих правила, руководители нередко забывают о необходимости «сверить часы», получить от подчиненного обратную связь и убедиться, что тот все правильно понял. Но если даже и не забывают, то считают, что «конкретного»
вопроса «Все понятно» и последующего утвердительного кивка сотрудника вполне достаточно. Хотя какой еще ответ может дать подавляющее большинство подчиненных

Проиллюстрируем эту ситуацию примером. Однажды, консультируя директора организации относительно результативной постановки задач сотрудникам, автор статьи порекомендовал ему следующее. После переговоров с подчиненными последние должны написать свои задачи и ключевые вопросы и перед началом работы еще раз переговорить с руководителем, опираясь на сделанные записи. Одного дня такой практики было достаточно, чтобы повергнуть директора в шок: он наконец-то наглядно увидел разницу между тем, что говорит на совещаниях, и тем, что потом идут выполнять его сотрудники.

Действительно, все люди по-разному воспринимают и понимают информацию. Если руководитель намерен договариваться и действовать согласованно, ему необходимо получать от подчиненных обратную связь. Эта задача лежит именно на нем! Возможно, сотрудник не решится задать уточняющие вопросы, побоявшись выглядеть глупо или поторопившись начать работу. Не исключено, что подчиненный уверен: вопросы может задавать только начальник.

Поэтому именно руководитель должен спросить сотрудника, как он понял задание. Этот шаг позволит вовремя скорректировать действия, прийти к соглашению и реальным договоренностям, а не иллюзии понимания. И наоборот: без обратной связи, касающейся делегированных полномочий, очень высока вероятность позднего обнаружения ошибки, высокой цены за исправление неверно выполненной работы и взаимного разочарования.

• Поддержка и контроль

Наконец, пятое правило – обеспечить адекватную поддержку и контроль во время выполнения задачи. Поскольку ответственность за принятые подчиненным решения, ошибки и конечный результат по-прежнему лежит на руководителе, ему придется сопровождать процесс выполнения задания, «держать руку на пульсе». Для этого необходимо встречаться с сотрудниками, которым делегированы полномочия, контролировать прохождение этапов работы, снабжать их информацией и иными ресурсами. Важно, чтобы подчиненные знали о возможности обратиться к руководителю за советом, помощью и получить обратную связь. Между начальником и подчиненным должно выстроиться общение без препятствий, позволяющее свободно обмениваться оперативными сведениями и создающее единое информационное поле для делегирующего и уполномоченного.

Именно на этапе поддержки происходит обучение и развитие сотрудника – он может получить совет, подсказку или одобрение руководителя, предложить и обсудить свое видение решения задач, новые методы действия, идеи и возможности. В свою очередь руководитель должен конструктивно и корректно реагировать на действия подчиненного, особенно при возникновении с его стороны ошибок и недочетов. Главный критерий качественной обратной связи – реакция начальства должна вдохновлять подчиненных, а не стопорить их работу, ведь ошибка – это всего лишь повод научиться чему-то новому.

Принимая на себя полномочия и задачу, сотрудник (если это позволяет его уровень компетенции и инициативности) также получает право в пределах заданных рамок идти на обдуманный риск и совершать ошибки. Право на ошибку не имеет только тот, кто ничего не делает. Впрочем, уполномоченный, как правило, ответственен не только за свои решения и действия, но и за бездействие и его последствия. Особенно это важно в экстремальных ситуациях: когда нет времени на то, чтобы бежать к начальству за советом, компетентность и инициативность сотрудников приобретает особое значение.

Что касается контроля, его форма, сроки и методы должны быть определены еще на этапе постановки задачи, чтобы потом в отношениях не возникло ненужного напряжения. Мелочная опека или позиция надзирателя приносят работе лишь вред. Поэтому руководителю стоит изначально установить, каким способом сотрудник будет его извещать о ходе работы, на какую информацию он, управленец, будет опираться при подведении промежуточных итогов. Важно, чтобы сотрудник понимал необходимость контроля и предоставлял для этой цели объективные сведения. В то же время руководитель должен сразу же сообщать своему подчиненному результаты контроля. Когда в вопросах критериев оценки результатов имеется предельная ясность, это очень способствует продуктивности действий и достижений уполномоченных.

Таким образом, качественный контроль, основанный на соблюдении договоренностей и получении информации о промежуточных итогах, позволяет вовремя скорректировать направление движения и исправить ошибки.

• Выбрал задачу Ответь на вопрос!

Чтобы эффективно делегировать полномочия и задачи подчиненным, руководителю стоит сначала самому ответить на несколько вопросов, касающихся выбранного для передачи задания:

- Что надо будет сделать Какой конечный результат должен быть достигнут Что может оказаться помехой на пути и что важно учесть Что будет вознаграждением за достижение результата
- Кто наиболее подходящая кандидатура для выполнения данной задачи Кто будет помогать Кто несет ответственность и за что именно
- Почему следует достигать поставленной цели Почему нельзя ее не достигнуть Что произойдет, если задача частично или полностью останется нерешенной
- Как следует подходить к выполнению задачи Какие методы и способы нужно применять На какие правила и нормы надо обратить внимание Как я буду контролировать процесс Как я буду поддерживать и сопровождать сотрудника
- С помощью чего будет получен конечный результат Какие ресурсы, информация, полномочия понадобятся для выполнения поставленной задачи
- Когда следует начинать выполнять задачу К какому сроку необходимо закончить Какими должны быть промежуточные сроки и результаты Когда сотрудник должен информировать меня о текущем положении дел
- Когда я должен проконтролировать ход выполнения работы

Делегирование является основой европейской концепции руководства, больше известной как гарцбургская модель управления. Вот уже более 30 лет этот метод управления успешно применяется в различных компаниях и организациях. Успешное делегирование позволяет достичь сразу нескольких целей: оптимизировать процесс работы, снизить затраты, повысить квалификацию и обучить сотрудников, развивать кадровый резерв организации, оттачивать управленческие навыки и умения самого руководителя. Но главное – делегирование помогает получать высокие результаты за счет качественного выполнения сотрудниками поставленных перед ними

 


ТОП Идей для Бизнеса » 0 » 0

Всего ответов: 0 (оставить свой)
Ваш комментарий
Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.
Читайте также
  • » 10 принципов делегирования полномочий

    в динамичных условиях ведения бизнеса нельзя обойтись без делегирования полномочий другим сотрудникам. раньше или позже наступает такой момент, когда все способы оптимизации своего времени исчерпаны, процесс уходит из...

  • » Письмо: "Какая-то почти мистическая история"

    Сами разбирайте письмо.Автор озадачена, почему с ней такая странная история произошла. То ли мужчина травмированный и нездоровый, то ли она что-то делала не так.Она рассказывает историю таким образом, будто сама она не щипцевала и не штурманила (только однажды) и никогда не была дояркой (наоборот......

  • » Как составить бизнес план

    бизнес-план – это документ, который является обоснованием успеха компании. он состоит из задач, которые требуется решить, сроков выполнения этих задач, показателей и других пунктов. любое коммерческое дело предполагает...

  • » Как превратить бизнес в отлаженный механизм. 16 правил для руководителя.

    отличный руководитель — это не философ, не массовик-затейник, не исполнитель и не художник. это инженер. он воспринимает компанию как механизм и педантично работает над его сохранением и улучшением. он создает...

  • » Начни с малого: 8 советов для открытия бизнеса

    1. не обязательно быть оригинальным первый шаг к созданию собственного бизнеса — определить, чем вы хотите владеть и управлять. от многих людей это требует усилий. их губит попытка найти сложные ответы на довольно...

  • » 7 шагов делегирования или как правильно делать поручения.

    если относиться к человеку сообразно тому, каков он есть, он останется таким, какой он есть. если же относиться к нему в соответствии с тем, каким он может и должен быть, то он и станет таким, каким может и должен быть....

  • » «Начни с малого»: 8 советов об открытии бизнеса от основателя Subway

    фред де люка открыл первую закусочную subway в 17 лет и с тех пор многому научился. the village публикует отрывки из его книги. не обязательно быть оригинальным первый шаг к созданию собственного бизнеса — определить,...

  • » Практическое руководство по планированию жизни

    анализируя различные подходы и размышляя насколько реально поддерживать целостность и непротиворечивость большого числа планов (например, на 10, 5 и 3 года), я пришел к выводу, что такая поддержка будет требовать...

  • » 100 фактов о жизни и бизнесе от венчурного инвестора.

    управляющий директор и соучредитель фонда genezis capital александр журба сформулировал 100 фактов, которые узнал к 27 годам о жизни и бизнесе. рекомендуем прочитать, это того стоит. 1. жизнь и бизнес состоят из...

  • » 100 фактов о жизни и бизнесе от директора фонда Genezis Capital.

    1. жизнь и бизнес состоят из большого количества скучных, нудных и банальных вещей, сделав которые, неожиданно получаешь то самое, о чём не стыдно дать интервью. 2. люди разные, но хотят в принципе одного и того же....

  • » 100 фактов о жизни и бизнесе

    наблюдения молодого успешного бизнесмена александра журбы. категорично, дерзко и, несомненно, достойно прочтения. с некоторыми из них можно согласиться, с некоторыми — поспорить, но проигнорировать их точно нельзя. 1....

  • » Шаги к своему бизнесу.

    1. не обязательно быть оригинальным первый шаг к созданию собственного бизнеса — определить, чем вы хотите владеть и управлять. от многих людей это требует усилий. их губит попытка найти сложные ответы на довольно...

  • » Как перестать откладывать дела на потом

    привычка откладывать дела до последней минуты может оказаться большой проблемой как в бизнесе, так и в повседневной жизни. упущенные возможности, сверхурочная работа, стресс, перегрузки, обиды, чувство вины – признаки...

  • » 4 правила успешных руководителей

    существует множество теорий о том, что нужно и что не нужно делать тем, кто руководит людьми. авторы книг о менеджменте зачастую выводят противоречащие друг другу правила. но что если обратиться не к теории, а к...

  • » Чек-лист из 16 ошибок менеджеров по продажам (с решениями)

    1. отсутствие улыбки в голосе согласитесь, когда вам усталым голосом предлагают что-то купить, в вас тут же закрадывается ощущение, что этот товар уже много раз кому-то до вас безуспешно пытались продать. клиент...

  • » ????5 правил самопознания: как вести дневник с пользой

    автор medium сильвия бастос рассказывает о системе ведения заметок, которая раскрывает вас с новой стороны и дает обильную пищу для размышлений отслеживание и анализ поведенческих, психических и физических данных...

  • » ⏰Как перестать опаздывать: 7 шагов

    коуч роберт бэйтман рассказывает о глубинных причинах опозданий и способах с ними справиться когда я работал терапевтом, одна из моих клиенток — давайте назовем ее марией, — постоянно опаздывала. каждый сеанс, через 10...

  • » Как исследовать бизнес-идею

    вначале было слово… нет! вначале была мысль! ваша задумка для бизнеса может быть как практически идеальной, так и нуждаться в доработке. в этой статье мы попытаемся вам помочь в понимании того – готова ли ваша идея...

  • » 20 типовых ошибок в бизнесе

    в бизнесе легко совершить простые ошибки, которые затем обернутся денежными потерями, уходом персонала и сокращением прибыли. проверка вашей компании на эти ошибки — хороший способ избежать ловушек и сформировать основу...

  • » ????Маршрут 66: как перестроить мозг за два месяца

    мозг привык идти по простейшему пути и сохранять старые привычки. но есть способы его перехитрить, рассказывает основатель brain by design джеймс гарретт если бы вы увидели меня несколько недель назад в обычное утро...

  • » 15 правил делового этикета

    в деловой среде, так же как и светской жизни, существует свод законов и правил, именуемый этикетом. это своего рода пропуск в мир деловых людей, эталон общения в бизнес-среде. несоблюдение или незнание бизнес-этикета...

  • » 65 СОВЕТОВ ПО ПОИСКОВОЙ ОПТИМИЗАЦИИ SEO:

    1. не заниматься seo – значит забыть о посетителях из поисковых систем. если вы не обратите на seo своего внимания, поисковые системы не смогут идентифицировать ваш сайт и предлагать его посетителям 2. нужно заниматься...

  • » Работа будущего: 9 идей как подготовится к ней

    Работа в привычном понимании для человека, рожденного в 20 веке, изменилась. Прогресс человеческого общества неизбежен – и невозможен без изменений. В свое время промышленная революция сделала востребованными рутинные трудовые навыки......

  • » 12 невероятных парадоксов

    парадоксы существовали со времен древних греков. при помощи логики можно быстро найти фатальный недостаток в парадоксе, который и показывает, почему, казалось бы невозможное, возможно или что весь парадокс просто...

  • » Николай Матушевский, основатель «Флакона» и «Хлебозавода». Чего я не знал, начиная бизнес

    в 2019 году московский дизайн-завод «флакон» отмечает 10-летие и объединяется с соседним общественным пространством «хлебозавод». оба креативных пространства основал предприниматель николай матушевский. он признаётся,...

  • » Какими пятью типами мышления должен обладать современный человек

    “вторгаясь на территорию, не ограниченную правилами, человек, развивший в себе творческую модель мышления, стремится двигаться на шаг впереди самых современных компьютеров”. говард гарднер каждый человек, желающий стать...

  • » Как бороться с хронической усталостью

    в этой статье нам удобнее пользоваться восточной моделью. западная психология говорит о том же, но более научным языком, в ней меньше метафор. и самое главное, в западной психологии все еще нет целостной и полной...

  • » Как создать эффективный план маркетинговых мероприятий

    маркетинг — это ежедневная кропотливая системная работа. и если вы хотите, чтобы ваш маркетинг был эффективным, его нужно тщательно планировать. в этом вам поможет календарь маркетинга! план маркетинговых мероприятий...

  • » Как манипулирует начальство 

    метод №1: возможность роста и развития проблема: вам необходимо, чтобы сотрудник взялся за выполнение неприятного задания, от которого он обычно шарахается в сторону. решение: превратите обременительное задание в...

  • » Что такое Бизнес-план 

    бизнес-планирование, технико-экономическое обоснование эффективности инвестиций – это документ, без которого не имеет смысла начинать новое предприятие или новое мероприятие в компании. это мощный инструмент управления,...

  • » Действительно крутая мотивационная статья.

    джеймс алтучер – инвестор, серийный предприниматель и писатель. в своем блоге он подвергает сомнению устоявшиеся истины и предлагает альтернативы. вот какие дела: я был на нуле несколько раз, возвращался к жизни...

  • » РАЗВОДКА ЭЛЕКТРОПРОВОДКИ СВОИМИ РУКАМИ: ОТ СХЕМЫ ДО МОНТАЖА

    ????еще 15 – 20 лет назад нагрузки на электросеть были относительно маленькие, сегодня же наличие большого количества бытовой техники спровоцировало рост нагрузок в разы. старые провода далеко не всегда способны выдержать...

  • » Владимир Яковлев: «Жизнь продолжается, это не конец: у тебя есть еще 25 лет минимум»

    В индустриальных странах растет продолжительность жизни, сдвигая традиционные временные рамки пути человека: подростковый возраст теперь заканчиваетсяпозже, а выход на пенсию, наоборот, задерживается. Как свидетельствуют расчеты ученых,исследующих продолжительность жизни, наш жизненный цикл......

  • » ????Личный опыт: как пройти путь от фриланса до своего интернет-агентства

    о внутренних барьерах и страхах, о том, где искать клиентов, как повысить доходность и куда двигаться дальше. ????первый страх об этом почти никто не говорит, но в бизнесе и самозанятости самое трудное — это преодолевать...

  • » Как стать полиглотом: 9 советов по изучению языков

    некоторые люди думают, что есть особый ген, который позволяет выучить за жизнь несколько иностранных языков. на самом деле знать по пять-восемь иностранных языков — это не особый дар и даже не годы упорного труда....

  • » ????Родина вас не забудет: как правильно хвалить сотрудников (и не только их)

    мы не умеем правильно хвалить сотрудников. говорим о них в третьем лице. характеризуем их самих, а не их действия. используем туманные обобщения про «неоценимый вклад» и «отличную работу». в результате человек,...

  • Контакты:
    Адрес: Ярославское ш., 11-А 116275 Москва,
    Телефон:+7 853-440-10-99, Электронная почта: размещение рекламы:contact@kredit-kartu.ru Кредиты онлайн на карту
    Войти через:

    Нажимая кнопку авторизации, я подтверждаю, что ознакомлен и согласен с «Политикой конфиденциальности» этого сайта.

    ^ Наверх